Databeskyttelse - Videncenter Børn og Unge - PPR generelt

Vi behandler personoplysninger om dit barn og dig for at kunne behandle sagen vedrørende dit barns særlige behov, herunder nødvendig særlig støtte, hensyn og hjælp i dagligdagen i dag-, skole-, SFO- og klubtilbud. Alt efter hvilken type tilbud dit barn er indskrevet i, behandler vi personoplysninger til følgende formål:

Hvis dit barn går i et dag-, SFO- og klubtilbud

Behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i dagtilbudsloven for bl.a. at

• fremme og støtte trivsel, udvikling og læring
• give familier fleksibilitet med hensyn til tilbud
• forebygge negativ social arv og eksklusion
• gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende

Hvis dit barn går i folkeskole

Behandler vi personoplysninger for at opfylde reglerne i folkeskoleloven for bl.a. at

• samarbejde med forældrene og give eleverne kundskaber og færdigheder
• fremme den enkelte elevs trivsel og udvikling i det relevante skoletilbud
• skabe rammer for oplevelse, fordybelse og virkelyst
• forberede eleverne til deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i samfundet under hensyntagen til deres særlige behov

Hvis dit barn går i et særligt dag- og klubtilbud

Behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i barnet lov ved bl.a. at

• afklare behov og tilrettelægge hjælp til børn, der på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for hjælp eller særlig støtte og behandling i særlige dag- og klubtilbud, som de ikke kan få i et almindeligt dag- eller klubtilbud

Derudover behandler vi dit barns og dine personoplysninger for at opfylde reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivlovloven om bl.a.

• journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering og i øvrigt princippet om god forvaltningsskik

Vi behandler også personoplysninger for at støtte op om udarbejdelse af statistikker og videnskabelige undersøgelser til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunens tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.

Reglerne for vores behandling af personoplysninger følger af:

• Dagtilbudsloven
• Folkeskoleloven
• Barnets lov (kapitel 8)
• Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (kapitel 10)
• Databeskyttelsesforordningen (artikel 6, stk. 1, litra a, c og e, samt artikel 9, stk. 2, litra a, f og j)
• Databeskyttelsesloven (§8, § 10 og § 11)
• Arkivloven
• Offentlighedsloven
• Forvaltningsloven
• De relevante regler i bekendtgørelser og vejledninger, der knytter sig til de ovennævnte love
• Princippet om god forvaltningskik

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

• Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, sprog, familiære forhold, forældremyndighed, billeder, oplysninger om barnets udfordringer, kompetencer og trivsel fagligt, socialt og i hjemmet, der indgår i dialogen mellem PPR, dagtilbud, skole, SFO/klubtilbud og hjemmet m.v.
• Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger, herunder dit barns eventuelle diagnoser
• Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for dit barn
  

Vi videregiver eller overlader dit barns og dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Videncenter Børn og Unges databehandlere, der opbevarer personoplysninger i sikre systemer på vegne af Videncenter Børn og Unge på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale. Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos vores leverandører.
• Andre selvstændigt dataansvarlige myndigheder (fx andre kommuner (ved fraflytning af kommunen, praktiserende læger, privatpraktiserende speciallæger, sygehuse m.fl.)
• Til private tilbud, herunder private dagtilbud, puljeordninger, frie grundskoler og privatskoler
• Selvstændigt dataansvarlige forskere, der udfører statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning.

En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen, og vil altid kun omfatte nødvendige relevante data. For videregivelser til forskere gælder altid at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, at det er muligt at identificere enkeltpersoner.
Intern udveksling af oplysninger i Holstebro Kommune
For at sikre den bedste understøttelse og opfølgning på arbejdet med børn og unge i Holstebro Kommune arbejder Videncenter Børn og Unge, herunder PPR ud fra et 0-18 års perspektiv. Det giver Videncentret det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.
I Videncenter Børn og Unge udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som vi er pålagt at varetage som myndighed. Vi udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling af oplysninger kan finde sted til andre relevante afdelinger i Holstebro Kommune f.eks. Sundhedsplejen, dagtilbud/skole, UU Vejledning og Familiesektionen, når det er nødvendigt i forbindelse med Videncentrets opgaver.

Det er overvejende dit barn og dig som forælder, der giver Videncenter Børn og Unge personoplysninger. I situationer, hvor det er nødvendigt og relevant for, at vi kan løse vores opgaver vedrørende dit barn, kan vi også få personoplysninger fra andre enheder i Børn og Unge, f.eks. Pladsanvisningen, Sundhedsplejen, dagtilbud/skole, UU Vejledning og Familiesektionen. Vi kan også få personoplysninger fra de tilbud, hvor dit barn er/har været indskrevet i (f.eks. dagtilbud, skoler, SFO- og klubtilbud).
Vi får i visse tilfælde også nødvendige personoplysninger fra andre offentlige myndigheder og instanser, f.eks.:

• CPR-registret
• Andre kommuner (hvis dit barn og dig f.eks. er tilflyttet fra en anden kommune)
• Regionale myndigheder eller tilbud, f.eks. Børne- og Ungdomspsykiatrisk Afdeling (BUA), regionale dagtilbud og opholdssteder m.v.
• Klageinstanser (f.eks. Ankestyrelsen eller Folketingets Ombudsmand)

Vi kan også modtage personoplysninger fra private, hvis du har givet de pågældende samtykke til at videregive personoplysninger til os, f.eks. oplysninger vedrørende dit barn fra en privatpraktiserende psykolog eller psykiater.

Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i de elektroniske administrations- og sagshåndteringssystemer, som PPR anvender, når vi håndterer dit barns sag. Behandlingen af personoplysningerne sker f.eks. ved udarbejdelse af elektroniske dokumenter, f.eks. breve, e-mails, rapporter/vurderinger m.v. af dit barn, og også i forbindelse med eventuelle pædagogiske/kognitive tests, der foretages til brug for PPRs udredning og anbefalinger i forhold til dit barns særlige behov. Vi behandler også personoplysninger, når vi journaliserer dokumenter, herunder notater med mundtlige oplysninger, som vi modtager om dit barn, f.eks. mødereferater og beskrivelser af dit barn fra dagtilbud og skole m.v., eller hvis du kontakter os telefonisk om dit barns sag.
I forbindelse med kognitive tests slettes dit barns personoplysninger i testsystemerne, når testresultatet er opgjort og resultatet journaliseret på barnets sag i de elektroniske administrations- og sagshåndteringssystemer, som PPR anvender, når vi håndterer dit barns sag. Råmateriale og testrapporter er beskyttet af copyright og er derfor ikke omfattet ved aktindsigt.
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe vi behandler din sag i Videncenter Børn og Unge. Når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt, vil dine oplysninger blive slettet, hvorefter kommunen ikke længere har adgang til dem.
Ved henvendelser og klager til Videncenter Børn og Unge sker behandlingen af dit barns og dine personoplysninger i vores sagsbehandlingssystem. Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post efter offentlighedslovens regler. Vi opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt og sagligt for at opfylde de formål, der er angivet under afsnit 1. Derudover er vi pålagt at opbevare personoplysningerne, indtil overlevering til arkiv efter arkivlovens regler. 

Når vi skal vurdere dit barns særlige behov, anvendes der i visse tilfælde pædagogiske/kognitive test.  Du vil blive orienteret, hvis en sådan test anvendes. Disse test laver automatisk en profil af dit barn på baggrund af de oplysninger, der indgår i testen. Et testresultat for dit barn står aldrig alene, men indgår som en del af det samlede grundlag for Videncentrets vurdering af dit barns særlige behov.