Databeskyttelse - Når dit barn går i skole

Holstebro Kommune er overordnet ansvarlig for de oplysninger, kommunen er i besiddelse af. Kommunen repræsenteres imidlertid af de enkelte forvaltninger, og Børn og Unge er ansvarlige for en række oplysninger om dig og dit barn.

Vi behandler dine og dit barns personoplysninger for at kunne give dit barn den bedst mulige skolegang efter Folkeskolelovens regler. Det kan fx dreje sig om et eller flere af følgende emner:

• Indskrivning til skole.
• Opskrivning til SFO.
• Daglige notater om dit barn, således at vi sikrer, at information om dit barns hverdag bliver videregivet mellem personalet og til dig som forælder.
• Lovpligtig sprogvurdering.
• Hjernen&Hjertet børneprofil samt overgangsbeskrivelse fra børnehaven.
• Karakterer, eksamens- og testresultater over den enkelte elevs udvikling.
• Fraværsoplysninger.
• Meddelelsesbog
• Mødereferater.

Vi behandler eventuelt også oplysninger om dit barn med henblik på indstilling til særlig indsats. Herunder relevante oplysninger fra eksterne fagpersoner, fx fra Videnscenteret m.fl.

Vi behandler almindelige personoplysninger om dig og dit barn, dvs. navn, adresse, kontaktoplysninger mv. Afhængig af de konkrete forhold behandler vi også fortrolige oplysninger om dig og/eller dit barn (fx cpr. nummer) og følsomme oplysninger, fx helbredsmæssige oplysninger, modersmål og evt. også straffedomme og lovovertrædelser.

Vi behandler personoplysningerne efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området. Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a og e for så vidt angår almindelige oplysninger. For så vidt angår følsomme oplysninger, primært i form af helbredsoplysninger, sker behandlingen efter artikel 9, stk. 2, litra a eller f. Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Når vi behandler personoplysninger om dig eller dit barn og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, følger vi de gældende retningslinjer for, hvor længe vi må opbevare dine oplysninger. Som kommune er vi underlagt en række regler, der regulerer, hvad vi må slette og hvornår.

Opbevaringsperioden varierer efter hvilken type oplysninger, der er tale om.

Oplysningerne indgår i kommunens følgende IT-programmer:

• Elektroniske sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystem (SBSYS)
• Pladsanvisningssystemet (KMD I2)
• Hjernen&Hjertet (Rambøll A/S)
• Aula
• Afregningssystem AS2007
• ØS Indsigt
• SAPA
• TEA
• Digitale læringsportaler fra Gyldendal, Clio, ordbogen.com, Alinea, EduLab, Wizkids. LærIT og DBC.

Børn og Unge videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger. Der er dog situationer, hvor det følger af lovgivningen, at vi er forpligtigede til at videregive oplysninger til andre offentlige myndigheder m.fl., der har lovmæssigt krav herpå. Fx overgiver vi data til Styrelsen for IT og Læring til udarbejdelse af statistik på landsplan.

Det kan også være nødvendigt at dine oplysninger videregives til Børn og Unges samarbejdspartnere, fx systemleverandører. Vi er i så fald forpligtede til at indgå en kontrakt med disse om, at de passer lige så godt på dine oplysninger, som vi er forpligtigede til at gøre.